Mikä on muutosagentti?

Muutosjohtamisen yhteydessä mainitaan usein muutosagentit. Mutta keitä he ovat ja mitä he tekevät? Itse asiassa muutosagentille ei ole kovinkaan vakiintunutta määritelmää eikä roolia. Prosci Best Practices in Change Management -tutkimus kattaa onneksi tämänkin teeman. Katsotaanpa siis mitä sadat muutosjohtamisen kokemusasiantuntijat kertovat muutosagenttien roolista ja käytöstä muutoshankkeissa. Ujutan samalla mukaan omatkin kokemukseni ja näkemykseni aiheesta.

Olen usein puhunut siitä, miten muutosjohtamisen kypsyysaste on suomalaisissa suurissakin organisaatioissa kansainvälisesti vertaillen vielä melko matala. Mielestäni yksi tämän ilmenemismuoto on se, että monet muutosjohtamisen käsitteet ja termit ovat vakiintumattomia. Olen itse pyrkinyt kehittämään osaamisalueen suomenkielistä terminologiaa. 

Englanninkielinen rooli “Change Practitioner” on yksi termeistä, jolle ei ole ollut vakiintunutta suomenkielistä vastinetta. Kyseessä on rooli, joka vastaa muutosprojektin tai -hankkeen inhimillisen puolen suunnittelusta ja toteuttamisesta. Eli muutosjohtamisesta. Rooli on rinnakkaisrooli projektipäällikön roolille: projektipäällikkö vastaa muutoksen teknisen puolen (eli ratkaisun) suunnitteousta ja toteuttamisesta. Siksi olen pyrkinyt  vakiinnuttamaan tälle roolille nimeksi “muutospäällikkö”. Melko onnistuneesti, sillä moni organisaatio on tämän termin jo aktiiviseen käyttöön ottanut.

Mutta on myös organisaatioita, jotka käyttävät tuosta roolista nimeä muutosagentti. Tämä on mielestäni harhaanjohtavaa eikä myöskään linjassa kansainvälisesti vakiintuneen kielenkäytön kanssa. On siis syytä selventää, mikä se muutosagentti sitten on.

Muutosagentin rooli

Muutosagentti on henkilö, joka toimii muutoksen edistäjänä ja tukena organisaatiossa. Hän ei yleensä ole muodollinen esimies, vaan muutosagentin rooliin valittu ja nimetty henkilö, jolla on hyvät verkostot, kollegoiden luottamus ja kyky vaikuttaa muihin – riippumatta muodollisesta asemasta. Muutosagentin tehtävänä on auttaa muutosta onnistumaan yksittäisten ihmisten tasolla. 

Tyypillisesti muutosagentti:

• tukee kollegoitaan muutoksen ymmärtämisessä ja hyväksymisessä
• jakaa tietoa muutoksesta ja vastaa kysymyksiin
• tuo esiin ihmisten huolia ja palautetta projekti- ja muutostiimeille
• toimii sillanrakentajana johdon ja henkilöstön välillä
• valmentaa kollegoitaan saavuttamaan muutoksen edellyttämät käytännön taidot

Itse asiassa ylläolevat tehtävät kuuluvat esihenkilön muutosjohtamisrooliin. Proscin systematiikassa esihenkilön muutosjohtamisrooli omalle tiimilleen sisältää ns. CLARC-roolit: Communicator, Liaison, Advocate, Resistance Manager, Coach. Tosimaailmassa esihenkilöt eivät usein pysty näitä rooleja riittävän hyvin täyttämään, jos heiltä puuttuu tarvittava kapasiteetti ja osaaminen. Tällöin muutosagenttien käyttäminen on mainio tapa paikata tätä puutetta.

Muutosagentin tehtävät

Proscin tutkimusdatan mukaan yli puolet muutosagenttien tehtävistä liittyvät viestintään, koulutukseen sekä muutoksen johtamiseen ja roolimallina toimimiseen. Muutosagenttien tyypilliset tehtävät jakautuvat siten neljään pääkategoriaan:

1. Viestintä: Muutosagentit jakavat muutokseen liittyvää tietoa kollegoilleen. He varmistavat, että vastuualueensa henkilöstö saa ajantasaista ja relevanttia tietoa muutoksesta. He myös tarjoavat palautekanavan muutokseen liittyen.
2. Johtajuus: Muutosagentit toimivat muutokseen liittyen roolimalleina ja johtavat tai fasilitoivat muutokseen liittyviä kokouksia vastuualueellaan. He pyrkivät edistämään muutosta omalla esimerkillään, millä on vahva vaikutus muutoksen hyväksymiseen ja omaksumiseen kohderyhmissä.
3. Tuki ja valmentaminen: Muutosagentit voivat osallistua koulutusten suunnitteluun ja toteutukseen. He auttavat henkilöstöä ymmärtämään muutoksen vaatimuksia ja antavat valmentavaa tukea uusien käytäntöjen ja työkalujen käyttöönotossa.
4. Muutosjohtamisen tuki: Muutosagentit voivat osallistua muutosjohtamisen suunnitteluun ja seurantaan. He voivat tehdä ADKAR-analyysejä ja tunnistaa muutosvastarintaa sekä vahvistaa muutosta.

Yllä olevien muutoksen inhimilliseen puoleen liittyvien tehtävien lisäksi muutosagentteja voi hyödyntää myös muutoksen teknisellä puolella eli osallistaa heidät ratkaisuiden suunnitteluun.

Muutosagenttien valinta

Muutosagenttien valitseminen kannattaa suunnitella ja toteuttaa hyvin. Tällä voi olla suurikin merkitys muutoksen onnistumiselle. Proscin tutkimus kuvaa keskeisiä valintakriteereitä seuraavasti. Hyvän muutosagentin ominaisuuksia ovat:

1. Sitoutuminen muutokseen: Hyvät muutosagentit ovat henkilöitä, jotka todella uskovat muutokseen ja ovat valmiita sitoutumaan sen onnistumiseen. Heidän intohimonsa ja sitoutumisensa vaikuttavat suoraan siihen, miten muutokset otetaan vastaan organisaatiossa.
2. Asiantuntevuus: Muutosagenttien tulisi olla asiantuntevia omalla alueellaan ja ymmärtää muutoksen taustat sekä tavoitteet. Heidän on kyettävä kommunikoimaan muutoksen syyt, hyödyt ja vaikutukset.
3. Vaikuttavuus: Muutosagenttien tulee olla arvostettuja ja vaikuttavia henkilöitä organisaatiossaan. Heidän tulisi pystyä toimimaan mielipidejohtajina ja toimimaan esimerkkinä muutoksen omaksumisessa.
4. Viestintätaidot: Vahvat viestintätaidot ovat välttämättömiä, sillä muutosagenttien on pystyttävä jakamaan tietoa ja palautetta tehokkaasti eri sidosryhmien kesken.
5. Resilienssi: Muutosagenttien on oltava kestäviä ja kyettävä käsittelemään vastarintaa ja haasteita, joita muutokseen liittyy. Heidän tulee pystyä tukemaan muita ja löytämään ratkaisuja ongelmiin. 

Valintaprosessi voidaan toteuttaa monilla tavoilla – näistä löydät runsaasti käytännönläheistä tietoa Proscin Best Practices -tutkimuksesta.

Summa summarum: Muutosagentit ovat hyödyllinen lisärooli silloin, kun kyseessä on  muutos, jossa on merkittävä ihmisiin liittyvä riski ja esihenkilöillä ei ole riittävää osaamista tai kapasiteettia hoitaa omaa muutosjohtamisrooliaan. Mutta älä sekoita muutosagentin ja muutospäällikön rooleja toisiinsa. Ne ovat kaksi tyystin eri asiaa.

Teppo Kolehmainen 
Managing Partner
Buukkaa tapaaminen