Muutosvastarinta ERP-järjestelmähankkeissa 

Muutosta voi johtaa organisaation tasolla vasta sitten, kun sitä osaa johtaa henkilötasolla. Myös ERP-järjestelmähankkeen ROI toteutuu vasta sitten, kun ihmiset – yksilöt – käyttävät järjestelmää ja toteuttavat uusia prosesseja kattavasti ja oikein. ADKAR on henkilökohtaisen muutoksen malli, joka auttaa ERP-hanketta onnistumaan.

Investoimalla ERP-järjestelmiin yritykset pyrkivät yhtenäistämään tiedonhallintaa ja parantamaan tuottavuutta. Investoinnit ovat kooltaan merkittäviä. On kuitenkin tavallista, että ERP-käyttöönotto kohtaa muutosvastarintaa, joka hidastaa järjestelmän käyttöönotolle asetettujen tavoitteiden saavuttamista ja alentaa hankkeen hyötyjä. Proscin henkilökohtaisen muutoksen ADKAR®-malli auttaa johtamaan muutosta systemaattisesti sekä käsittelemään muutosvastarintaa niin, että henkilöstö hyväksyy, omaksuu ja ottaa järjestelmän hyötykäyttöön työssään. Näin ERP-hankkeen ROI toteutuu ihmisten kautta.

ERP-järjestelmien käyttöönoton haasteet

ERP-järjestelmät auttavat yrityksiä hallitsemaan tietoa ja prosesseja. Hyödyt ovat moninaiset. Yritykset käyttävät järjestelmiä hallitsemaan ja parantamaan prosesseja, jotka ulottuvat hankinnoista ja valmistuksesta talous- ja henkilöstöhallinnon toimintoihin koko yrityksessä. Kaikki nämä toimet auttavat poistamaan hukkaa, parantamaan tuottavuutta ja lisäämään työntekijöiden tyytyväisyyttä. ERP-järjestelmät siis parantavat tuottavuutta, mutta niiden käyttöönotto on usein haastavaa. Muutosvastarinta on yleistä, koska vanhoja järjestelmiä ja prosesseja käyttäessään henkilöstö on mukavuusalueellaan. Muutoksen myötä käyttäjät joutuvat opettelemaan uusia taitoja ja toimintatapoja, mikä aiheuttaa lisätyötä, stressiä ja epävarmuutta.

Käyttöönoton aikana ihmiset, joihin projekti vaikuttaa, voivat joutua kamppailemaan nykyisen työnsä loppuunsaattamisen kanssa samalla, kun he opettelevat uutta järjestelmää. Projektiryhmien taas on keskityttävä kaikkiin virstanpylväisiin, joiden avulla päästään käyttöönottopäivään, samalla kun teknologisia, toiminnallisia ja prosessimuutoksia toteutetaan nopeaan tahtiin. Uusien taitojen, termien ja prosessien opettelu nostaa stressitasoa entisestään.Jokainen näistä haasteista lisää projektiriskiä. Ymmärrys riskeistä ja niiden vähentäminen korostavat tarvetta rakentaa organisaatioon vahvat muutosjohtamisen valmiudet. Jos näitä haasteita ei hallita riittävästi, toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton tekniset ja inhimilliset haasteet voivat johtaa tyytymättömiin työntekijöihin ja muihin sidosryhmiin, lisääntyneeseen stressiin ja luottamuksen menettämiseen.

Muutosvastarinnan tavallisimmat syyt

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton aiheuttamat muutokset tuntuvat työntekijöistä usein hyvin henkilökohtaisilta ja ylivoimaisilta. Uudelleen määritellyt prosessit siirtävät joskus tehtäviä osastolta toiselle tai johtavat jopa organisaation uudelleenjärjestelyihin. Joidenkin osastojen työmäärät saattavat lisääntyä, kun taas toisten osastojen työmäärät vähenevät tai siirtyvät eri alueille. Jokainen näistä muutoksista rikkoo aiemmat, mukavat työsuhteet. Ja kaikki tämä tapahtuu projektiaikataulun puitteissa, jolla näyttää olevan oma elämänsä ja sanastonsa. Tuloksena on usein pelkoa ja vastustusta.

Proscin tutkimusten mukaan tyypillisimmät syyt ERP-projektien kohtaamaan muutosvastarintaan ovat:

• Muutoksen pelko: Uuden teknologian käyttöönotto voi aiheuttaa pelkoa tuntemattomasta. ERP-järjestelmän käyttöönotto korostaa tätä pelkoa, koska lopputulosta ei useinkaan nähdä ennen käyttöönottoa.
• Tuntemattoman pelko: Uuden ERP-järjestelmän myötä ihmiset joutuvat opettelemaan uusia taitoja, mikä voi aiheuttaa stressiä, erityisesti kokeneemmille työntekijöille.
• Epäonnistumisen pelko: Pelko epäonnistua uusissa prosesseissa tai käytännöissä voi johtaa haluttomuuteen kokeilla uusia toimintatapoja.
• Henkilökohtaiset vaikutukset: ERP-järjestelmän käyttöönotto voi muuttaa työtehtäviä tai jopa johtaa organisaatiorakenteen uudistamiseen, mikä voi sekoittaa totuttuja työskentely- ja ihmissuhteita ja lisätä vastarintaa.

Miten ADKAR-malli auttaa onnistumaan ERP-projektissa?

Vahva muutosjohtaminen on kriittisen tärkeää toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton aikana, koska se vaikuttaa ihmisten päivittäiseen työhön ja moraaliin. Proscin ADKAR on tavoitteellinen muutosjohtamisen malli, joka ohjaa muutosta sekä yksilö- että organisaatiotasolla. ADKAR-malli jäsentää henkilökohtaisen muutoksen seuraaviin elementteihin, jotka yksilön tulee saavuttaa, jotta muutos voi onnistua:

1. Awareness: Tietoisuus muutoksen syistä – miksi muutos tarvitaan. Tietoisuus on muutokseen liittyvän, mahdollisimman aikaisin aloitetun viestinnän tulosta.
2. Desire: Halu sitoutua ja osallistua muutokseen. Halu on riittävän tuen, hyötyjen esiin tuomisen ja vastarinnan käsittelyn tulosta.
3. Knowledge: Tiedot siitä, kuinka muuttua. Tiedot saavutetaan tavallisesti koulutuksella ja valmennuksella. 
4. Ability: Taidot ja kyky toteuttaa muutos käytännössä ja tavoitellulla suoritustasolla. Taidot saavutetaan valmentamisen, harjoittelun ja riittävän ajankäytön tuloksena.
5. Reinforcement: Vahvistaminen varmistaa, että muutos pysyy. Vahvistaminen on seurannan, korjaavien toimenpiteiden sekä onnistumisen huomioimisen ja palkitsemisen tulosta.

ADKAR-malli on käytännönläheinen viitekehys, joka auttaa ERP-järjestelmähankkeen muutosjohtamisesta vastuussa olevia sekä muutosjohtamisen toimenpiteiden suunnittelussa että toteutuksessa. ADKAR-mallissa painotetaan muutoksen ihmispuolta ja samalla projektin onnistumista. ADKAR-mallin avulla tapahtuva muutosjohtaminen auttaa johtoa ja esihenkilöitä vähentämään vastarintaa, edistämään työntekijöiden valmiuksia omaksua muutos ja varmistamaan, että muutos pysyy ja tuottaa halutut hyödyt.

Muutosvastarinnan käsittely ja muutosprosessin tukeminen

Muutosvastarinnan ymmärtäminen ja käsittely saavat kokonaan uuden näkökulman, kun sitä tarkastellaan uusien ADKAR-linssien läpi. Tämä uusi katsantokanta poistaa muutosvastarintaan liittyvän negatiivisuuden ja syyllistämisen. Muutosvastarinnan uudelleen määrittely auttaa tunnistamaan paremmin erilaiset vastarinnan muodot ja niiden juurisyyt sekä ottamaan käyttöön tehokkaat keinot auttaa ihmisiä pääsemään muutoksen esteiden yli. 

Vahva, systemaattinen ja ADKAR-mallia soveltava muutosjohtaminen voi auttaa yritystäsi saavuttamaan tavoitellut toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt. Teknologia on mahdollistaja, mutta ERP-järjestelmähankkeenkin ROI on lopulta ihmisistä kiinni. 

– Teppo